In der heutigen Arbeitswelt ist Produktivität nicht mehr nur eine Frage der Leistung, sondern vor allem der Wirkung. Es geht darum, deine Ziele zu erreichen und wirklich etwas zu bewegen. Doch gerade in der Zusammenarbeit stoßen wir oft an Grenzen – besonders in Meetings. Hand aufs Herz: Wie oft fragst du dich am Ende einer Besprechung, was eigentlich das Ergebnis war? Wir zeigen dir, wie du deine Google Meet-Meetings so gestaltest, dass sie nicht zur Zeitfalle, sondern zu einem echten Motor für dein Teamplay werden.
Wofür braucht man eigentlich Meetings?
Sind wir mal ehrlich: Besprechungen können langweilig sein. Vor allem, wenn du das Gefühl hast, nichts beitragen zu können. In solchen Fällen ertappst du dich vielleicht dabei, Mails zu beantworten oder an anderen Aufgaben zu arbeiten, obwohl du eigentlich zuhören solltest. Doch es gibt auch die andere Seite: gut geführte Meetings, die viel bewirken und äußerst produktiv sind.
Meetings sind ein grundlegendes Werkzeug der Zusammenarbeit. Sie helfen uns, Ideen auszutauschen und gemeinsame Ziele zu erreichen. Doch der Übergang zu hybriden Arbeitsmodellen hat die Regeln neu geschrieben. Es ist nicht mehr so einfach, eine schnelle Frage über den Schreibtisch zu klären. Daher ist es heute wichtiger denn je, jede Besprechung bewusst zu gestalten und deine Zeit wertzuschätzen.
Hier sind unsere 8 Tipps, um deine Meetings in Google Meet sinnvoller zu gestalten:
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Frage dich: Ist das Meeting wirklich notwendig? Bevor du eine Besprechung ansetzt, überlege, ob dein Anliegen nicht auch per Chat, E-Mail oder über ein gemeinsames Dokument geklärt werden kann. Wenn ein Meeting die beste Wahl ist, plane es kürzer als du denkst. Das “Parkinsonsche Gesetz” besagt, dass sich Arbeit auf die ihr zugewiesene Zeit ausdehnt – das gilt auch für Meetings.
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Lade nur die notwendigen Personen ein – und nimm nur die notwendigen Einladungen an. Untersuchungen zeigen, dass die Effektivität einer Entscheidungsbesprechung ab sieben Teilnehmer*innen pro weiterer Person um zehn Prozent sinkt. Lade also nur diejenigen ein, die aktiv beitragen oder eine Entscheidung treffen müssen. Erhältst du selbst eine Einladung, bei der du keinen Mehrwert für dich oder die Gruppe siehst, lehne sie höflich ab und erkläre deine Entscheidung. Deine Zeit ist wertvoll.
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Sende für jedes Meeting eine Agenda. Eine Agenda im Vorfeld hilft allen Teilnehmenden zu verstehen, worum es geht. Das ermöglicht ihnen nicht nur, sich vorzubereiten, sondern auch zu entscheiden, ob ihre Anwesenheit wirklich erforderlich ist. Für dich als Organisator*in ist die Agenda ein Wegweiser, der sicherstellt, dass die Besprechung fokussiert und zielorientiert bleibt.
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Sorge für Interaktion und Gleichberechtigung in der Zusammenarbeit. Der beste Weg, um alle bei der Stange zu halten, ist die Interaktion. Sprich die Teilnehmer*innen gezielt namentlich an und frage nach ihrer Meinung. Das ermutigt auch die schweigende Mehrheit, sich zu beteiligen. Zudem ist es in hybriden Meetings wichtig, Remote-Teilnehmer*innen genauso sichtbar und hörbar zu machen wie alle anderen. Nutze Features wie Live-Untertitel, um eine wirklich inklusive Meeting-Kultur zu schaffen.
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Starte mit einem Warm-up und mache fortlaufend Notizen. Lockere die Stimmung auf, indem du mit einer kurzen, auflockernden Übung startest. Gleichzeitig ist es entscheidend, die wichtigsten Punkte und Entscheidungen in Echtzeit zu dokumentieren. Am besten nutzt du dafür ein geteiltes Google Doc, sodass alle den Überblick behalten und du nach dem Meeting Aktionspunkte zuweisen kannst.
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Reduziere Ablenkungen und schaffe einen klaren Fokus. Vermeide es, dass deine Teilnehmer*innen abgelenkt werden. Eine Möglichkeit dafür ist, die Videoqualität zu reduzieren, um Performance-Probleme zu vermeiden. Zusätzlich kannst du nicht benötigte Browser-Tabs und Apps schließen, um mehr Leistung für die Videokonferenz zur Verfügung zu haben.
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Liefere alle 15 Minuten einen Impuls. Vermeide, dass deine Teilnehmer*innen den Fokus verlieren. Versuche, alle 15 Minuten eine zentrale Erkenntnis oder einen Denkanstoß zu liefern. So sorgst du für eine klare Struktur, die das Gehirn deiner Kolleg*innen bei der Stange hält und das Meeting unvergesslich macht.
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Bereite dein Meeting nach und bitte um Feedback. Ein Meeting ohne Nachbereitung ist oft verschwendete Zeit. Dokumentiere alle Entscheidungen und weise konkrete Aufgaben zu. Nutze dafür die Funktionen in Google Docs oder anderen Tools wie Confluence und Jira. Bitte außerdem aktiv um Feedback zu deinen Meetings, um deine Moderationsfähigkeiten kontinuierlich zu verbessern.
Fazit: Meetings neu gedacht!
Meetings sind gekommen, um zu bleiben. Doch sie müssen nicht ineffizient sein. Mit diesen 8 Tipps kannst du deine Besprechungen bewusster und produktiver gestalten. Sie sind das Fundament für eine agile Arbeitskultur, die den Austausch fördert und euer gesamtes Teamplay aufs nächste Level hebt.
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