DINA Elektronik: Modern Workplace für mehr Flexibilität und Innovation
Wenn ein Innovationsführer von der eigenen IT ausgebremst wird
Seit über 30 Jahren ist das Familienunternehmen DINA ein Technologie- und Innovationsführer in der sicheren Industrieelektronik. Doch während DINA die Anlagen seiner Kunden revolutionierte, wurde die eigene IT-Infrastruktur zunehmend zur Wachstumsbremse.
Das Kernproblem war eine veraltete Legacy-Software. Insbesondere das Mail-System, auf das der Zugriff nur innerhalb des Bürostandorts möglich war, kostete wertvolle Arbeitszeit. Für Geschäftsführer Stefan Najib bedeutete das, dass er sich auf jede Geschäftsreise mühsam vorbereiten musste, anstatt flexibel agieren zu können.
Aber nicht nur die Geschäftsführung war betroffen. Die alten Systeme blockierten auch andere Teams, da wichtige Integrationen, wie die des CRM-Systems HubSpot zur Auswertung von Digitalkampagnen, schlicht unmöglich waren.
Ein harter Schnitt für maximale Flexibilität
Im November 2019 traf Geschäftsführer Stefan Najib die strategische Entscheidung, die alten Zöpfe abzuschneiden und Google Workspace im Unternehmen einzuführen. Leadlink IT Marcel Graewer erarbeitete daraufhin einen Plan für eine schnelle und konsequente Umsetzung.
Bereits einen Monat später startete die Migration. Das Team entschied sich für einen „harten Schnitt“: Das E-Mail-Management wurde vollständig von Exchange 2010 auf Gmail umgestellt und die gesamte Dokumentenverarbeitung durch die modernen Kollaborationstools von Google Workspace ersetzt.
Als Partner haben wir DINA bei der Migrationsvorbereitung, dem Lizenzmanagement und der Implementierung beraten. Um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen, schulten wir ausgewählte Key User, die ihr Wissen anschließend als Multiplikatoren direkt in ihre Teams trugen.
“Als Geschäftsführer bin ich häufig unterwegs. Dass ich dabei nicht auf alle wichtigen Informationen zugreifen konnte, hat mich geärgert. Über einen Bekannten bin ich auf Google Workspace aufmerksam geworden. Die einfache Organisation im Browser hat mich überzeugt. Auch Videokonferenzen mit anderen Unternehmen funktionieren jetzt schnell und stabil, auch aus dem Homeoffice.”
Weniger Administration, mehr Innovation und eine krisenfeste Zukunft
Die positiven Effekte der Umstellung waren sofort in der IT-Abteilung spürbar. Der administrative Aufwand sank drastisch, wie Marcel Graewer hervorhebt: „In der gleichen Zeit, die ich bei Microsoft benötige, um einen neuen User anzulegen, habe ich in Google Workspace fünf neue User angelegt.“
Diese Vereinfachung, kombiniert mit Single Sign On (SSO) und der hohen Nutzerfreundlichkeit, führte zu einem messbaren Erfolg: Die Anzahl der Support-Tickets im Bereich Kollaboration konnte um ganze 35 Prozent reduziert werden.
Für alle Mitarbeitenden bei DINA ist das reibungslose Arbeiten außerhalb des Büros, auf Geschäftsreisen oder im Homeoffice nun keine Hürde mehr. Die browserbasierten Tools ermöglichen eine völlig neue Flexibilität in der Zusammenarbeit.
Wie wertvoll dieser Schritt war, zeigte sich unerwartet im Frühjahr 2020: Der Covid-19-bedingte, plötzliche Umstieg fast aller Mitarbeitenden ins Homeoffice stellte für DINA dank der neuen Infrastruktur kein großes Problem dar. Videokonferenzen und die Zusammenarbeit liefen schnell und stabil weiter.
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